随着计算机技术的突飞猛进和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展历程上的不容小觑的必然趋势。

　　档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库;载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库;档案专题信息的采集与建库。

　　(一)提高了工作效率

　　传统档案的存储载体以纸质居多，纸质档案要存储记载丰富的、大量的档案信息资源的话，其档案的数量、质量、所占的空间，都将是十分庞大的。档案数字化加工之后，利用计算机等现代化手段来管理档案，可以收到事半功倍的效果，从而使档案管理人员从繁重的体力性工作中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，增强了工作效率，提高了工作质量。

　　(二)有效保护了原纸质档案

　　我们现存的珍贵文献和档案记载着各地灿烂的文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，并要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，档案数字化能有效地保护档案原件。通过数字化处理制作数字化副本代替原件使用，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间;数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用，从而从根本上做到了保护原件、利用原件，发挥珍贵文献和档案的价值。

　　(三)改善了利用方式

　　纸质档案数字化还能改善档案的利用方式。一份数字化加工后的"孤本"档案，可以通过计算机网络查询利用平台，同时提供给所有需要它的人共享，"孤本"不再是限制;档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以随时上网利用档案信息资源，"时间"不再是限制;数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能，扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案，免去了利用者过去异地查档的奔波之苦，"空间"不再是限制。

　　(五)加快推进数字档案馆建设

　　数字档案馆是21世纪档案馆的发展方向，是指将计算机技术、通讯技术以及与之相关的软件技术用于档案馆的信息采集、处理、存储、检索和传输的信息管理系统。相对于电子政务，可称之为电子档案馆，相对于传统的实体档案馆，也可称之为虚拟档案馆。，有利于数字档案馆的建设。

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