高校档案数字化建设与管理具有多方面的功能意义，特别是在这个信息技术繁荣、数字技术爆炸的时代，高校档案管理模式只有紧跟时代发展，依托于现代化信息数字技术，才能提高自身工作效率，迎合时代发展，创造工作效益和效果，高校档案数字化建设的功能价值具体体现在以下方面：

　　1.档案信息集成功能

　　档案数字化建设后，档案信息将以数字形式存在，从而能够有效促进档案信息资源的“双规并行”的存储状态，一方面档案纸质实体资料被实地妥善保存，另一方面在信息技术支持下，档案也能够以文字、信息、图片、图像等电子数字化形式存储，这样就实现了档案信息资源与实体二元分离，达到信息内容的集成再现，这就有效增加了高校信息资源的储备规模，同时也加强了各个信息载体间的联系，实现了资源的集中分享，利用信息技术能够对档案信息实施全面的检索、调查与采集。

　　2.充分发挥辅助性管理功能

　　旧式的档案管理相对传统落后，而且容易受到多方面因素的不良影响，例如：资源性质、客观条件、技术条件等等，使得档案信息资源作用得不到充分发挥，这与高校档案资源的实效价值意义相违背，档案无法被高效使用，数字化建设则有效解决了这一问题，在网络信息技术功能的支持下，信息能够被集中归类、整合，为信息利用者提供方便、准确的信息服务。

　　3.真实的历史再现功能

　　立足于档案资源的内容、成份，就可以看到经过数字化建设，使得档案信息可以与其载体分离，并实现其内部内容的集中共享，虽然，这种集成共享带有虚拟性，然而，对能够在时空方面实现对高校档案信息资源的优化整合，创建完善的档案信息系统。使得校内各个相关部门间有效联系起来，而且凭借网络信息工具与多媒体技术等有利于档案历史场景的再现，更加聚集大众的目光，这样就从整体上维护了档案信息管理工作的权威性、严肃性。